Archivage

Conserver les dossiers pour prévenir la perte auditive due au bruit.

Conserver des dossiers précis et complets est plus qu'une exigence légale, c'est une bonne affaire.

Avons-nous documenté ce qui a été fait pour prévenir la perte auditive due au bruit ?

  • Programme de prévention de la perte auditive

    Lorsque les employeurs documentent quand et comment ils ont mis en œuvre chacun des éléments d'un programme de prévention de la perte auditive (PPPA), ils sont mieux à même de démontrer leur conformité avec la directive européenne 2003/10/CE relative aux agents physiques (bruit).

    De plus, de bons dossiers peuvent fournir des preuves qu'un employeur suit avec attention l'audition des employés au fil du temps, et si nécessaire, enregistre les cas de perte auditive due au bruit et/ou répond aux demandes d'indemnisation des travailleurs.

Points clés à retenir

    • Une documentation appropriée des mesures prises pour prévenir la perte auditive due au bruit profite à la fois à l'employeur et au travailleur exposé au bruit.
    • Des dossiers complets et précis sont nécessaires pour déterminer si les changements du seuil d'audibilité sont liés au travail.
    • La directive européenne 2003/10/CE relative aux agents physiques (bruit) impose aux employeurs de documenter les résultats d'une évaluation des risques appropriée, y compris les mesures de l'exposition et les détails de la surveillance de la santé.
    • Un bon archivage permet aux employeurs d'évaluer plus facilement l'efficacité de leur programme de prévention de la perte auditive.
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Pour commencer avec l'archivage des données

  • De nombreuses entreprises adoptent une philosophie du « tout documenter », tandis que d'autres conservent uniquement les dossiers sur ce qui est requis. Malgré les efforts supplémentaires nécessaires pour documenter toutes les mesures prises pour réduire l'exposition des employés aux bruits nocifs, le faire peut contribuer à renforcer la capacité de l'employeur à démontrer l'efficacité de son programme de conservation de l'audition en cas d'inspection, d'audit ou d'un programme d'évaluation.

  • Déterminer si les dossiers du programme de conservation de l'audition seront conservés électroniquement, sur papier ou les deux et s'ils seront conservés dans une base de données centrale ou dans chaque lieu. Un processus bien défini et systématiquement suivi contribue à réduire la probabilité que des dossiers soient manquants et à accroître l'utilité des données.

  • Pour chaque type d'information inclus dans les dossiers du PCA, l'employeur doit décider qui est responsable de la saisie des données et qui pourra consulter les dossiers une fois qu'ils seront sauvegardés. Limiter l'accès des dossiers à ceux qui gèrent le programme permet de réduire la possibilité qu'ils soient compromis d'une manière ou d'une autre ou que les données soient modifiées ou supprimées par inadvertance.

  • Dans la mesure où les dossiers d'un programme de conservation de l'audition peuvent comprendre des informations confidentielles sur la santé, il est recommandé de les protéger afin de préserver la confidentialité des travailleurs et de garantir que seuls ceux qui possèdent les qualifications appropriées ont accès aux données sensibles. De plus, il peut exister des réglementations applicables en matière de confidentialité des données ou de la santé régissant le stockage, l'accès ou la transmission des informations. Assurez-vous de contacter votre conseiller juridique et de vous conformer à ces règles et réglementations.


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Ce qui est nécessaire ?

D'une manière générale, les dossiers de surveillance de la santé de chaque travailleur doivent être conservés conformément à la législation nationale ou à la pratique médicale. Exemple de ce qui devrait être considéré :


  • Résumé à jour de tous les dossiers de surveillance de la santé antérieurs
  • Disponibilité des données pour référence future
  • Assurance d'une stricte confidentialité entre l'employé et le médecin
  • Accessibilité des données personnelles à la personne concernée

Les types d'enregistrements de test auditif à conserver incluent :


  • Nom et classification de l'employé
  • La date de l'audiogramme
  • Le nom de l'examinateur
  • La date du dernier calibrage de l'audiomètre
  • La dernière évaluation de l'exposition au bruit de l'employé
  • Mesures des niveaux sonores de fond dans une pièce où des tests audiométriques sont effectués

Principes de l'archivage

Les avantages obtenus lorsque les employeurs enregistrent soigneusement ce qu'ils font pour prévenir la perte auditive sont, en grande partie, proportionnels à la précision, à l'exhaustivité et à l'accessibilité des documents.

  • Précision

    La plupart des décisions prises par les personnes qui gèrent les programmes de prévention de la perte auditive dépendent de la qualité des données conservées par l'employeur. Lorsque les données contiennent des erreurs ou une variabilité excessive, cela peut conduire les décideurs à douter de l'exactitude des dossiers et rendre difficile la gestion de leur programme. Pour éviter que cela se produise, établissez un processus rigoureux pour conserver les dossiers et vérifiez que les personnes clés du programme suivent ce processus. Chaque personne ayant accès aux dossiers d'un PPPA doit être formée pour rechercher des indications montrant que les dossiers ne sont pas exacts ou ne reflètent pas ce qui a été fait pour mettre en œuvre le programme. De plus, n'hésitez pas à consulter votre conseiller juridique pour vous assurer que toutes les règles et réglementations gouvernementales applicables sont respectées en matière de stockage, d'accès et de transmission des données personnelles et de santé.

  • Exhaustivité

    Les dossiers sont plus utiles lorsqu'ils sont complets et conservés de manière cohérente au fil du temps. Cela est particulièrement important en ce qui concerne les données des tests audiométriques. Si les enregistrements audiométriques indiquent qu'un employé a connu un changement du seuil d'audibilité, l'employeur peut souhaiter mener des actions de suivi. Les enregistrements manquants, des informations inexactes ou des lacunes dans les données compliquent la prise de décision de l'audiologiste ou du médecin qui examine les dossiers. L'employeur n'a peut-être pas d'autre choix que de supposer que la perte d'audition est liée au travail.

  • Accessibilité

    Même si la sécurité des dossiers doit être maintenue, les employeurs doivent mettre à disposition des employés, de leurs représentants, des membres de l'équipe de prévention de la perte auditive, des inspecteurs et des représentants des organismes de réglementation, les documents importants. Pour vous aider à garder le contrôle des documents, établissez un système dans lequel un nombre limité de personnes ayant un accès direct aux dossiers peuvent partager des copies de documents avec d'autres personnes qui doivent les consulter.


Au-delà des principes de base

  • Conservation des informations

    En règle générale, les informations relatives aux mesures d'exposition au bruit et les rapports de tests auditifs sont conservés pour une durée indéterminée.

     

    Envisagez de conserver d'autres dossiers pour la même période, y compris ceux liés à :

    • Formation des employés
    • Essai d’ajustement des protections auditives
    • Projets de contrôle du bruit
    • Résultats otoscopiques (si pertinents)

     

  • Informations sanitaires confidentielles

    Les lois nationales définissent la manière dont les informations sur la santé doivent être protégées et la manière dont les employeurs et les prestataires de soins de santé peuvent partager des informations confidentielles sur la santé. Consultez toujours votre législation nationales pour les directives de protection des données.

     

    De plus, n'hésitez pas à consulter votre conseiller juridique pour vous assurer que toutes les règles et réglementations gouvernementales applicables sont respectées en matière de stockage, d'accès et de transmission des données personnelles et de santé.


Y avez-vous réfléchi ?

    • Effectuer des audits périodiques pour identifier les lacunes dans les rapports du programme
    • Créer une base de données centrale de documents du programme de prévention de la perte auditive (PPPA) de tous les sites de votre entreprise pour permettre l'accessibilité aux personnes clés
    • Établir un système de demande de documents pour permettre à ceux qui doivent examiner les rapports puissent y accéder ?
    • Sécuriser les données audiométriques avec des sauvegardes de routine, un stockage et une accessibilité à long terme

REMARQUE IMPORTANTE :

Cette information repose sur les exigences nationales actuellement sélectionnées. Les exigences peuvent être différentes en fonction des autres pays. Consultez toujours les instructions d'utilisation et appliquez les règlements nationaux. Ce site Web contient un aperçu des informations générales et ne doit pas servir de base à la prise de décisions spécifiques. Le fait de lire cette information ne certifie pas la compétence en matière de sécurité et de santé. Les informations sont à jour à la date de publication, toutefois, les exigences peuvent changer à l'avenir. Cette information ne doit pas constituer une base unique, car son contenu s'accompagne souvent d'informations complémentaires et/ou de clarifications ainsi que de discussions. Toutes les lois et règlementations nationales applicables doivent être suivies.

Contactez votre bureau 3M local pour plus d'informations.

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